Այս եզրույթը գոյացել է ֆրանսերենի «բյուրո» (bureau) և հունարենի «կրատոս» («kratos») եզրույթների համադրումից: Ֆրանսերենում «բյուրո» -ն մի քանի իմաստ ունի՝ «գրասենյակ», «գրասեղան», «վարչություն», իսկ «կրատոս» -ը նշանակում է «իշխանություն»: Ուստի, «բյուրոկրատիա» -ն գրասենյակային ծառայողների, չինովնիկների իշխանությունն է: Առավել լայն և առավել ընդգրկուն առումով բյուրոկրատիան սոցիալ-կառավարչական համակարգն է, չինովնիկությունը, վարչական համակարգի աշխատողների դասը: Փոխաբերական առումով՝ «բյուրոկրատիա» -ն թղթաբանական քաշքշուկն է՝ կապված բազմաթիվ տարատեսակ (հաճախ՝ ավելորդ) տեղեկանքների ու փաստաթղթերի ձևակերպման անհրաժեշտության հետ:

Այս եզրույթը ծնվել է որպես գրասենյակային աշխատողների գործառույթների հեգնական բնորոշում (ինչպես, օրինակ, «արիստոկրատիա» և «դեմոկրատիա» բառերը, որոնցից առաջինը նշանակում է ազնվական վերնախավի, իսկ երկրորդը՝ ժողովրդի իշխանություն):

Մասնագետներից շատերի կարծիքով «բյուրոկրատիա» բառը հորինել է 18-րդ դարի առաջին կեսում ապրած ֆրանսիացի տնտեսագետ Ժակ Կլոդ Մարի Վենսեն, մարքիզ դը Գուրնեն (1712 - 1759), բայց այն տարածվել է 20-րդ դարի սկզբում՝ շնորհիվ գերմանացի սոցիոլոգ Մաքս Վեբերի (1864 - 1920) աշխատությունների, որոնցում նա տվել է ռացիոնալ բյուրոկրատիայի ձևակերպումը: